Замечание в отчете ревизионной комиссии
авансовый отчет № 13 от 28.06.2019г.
1.возмещены расходы, в т.ч. 5 000 руб., в качестве документа приложен товарный чек от 26.06.19г. от ИП с ИНН 781434806363.
2.При проверке документа выявлено, что в соответствии с данными сайта налоговой службы ИП Григорьев М.А. ИНН 781434806363 ликвидировано 30.01.2019.
Комиссия проверила, что фактически данные работы были выполнены (вскрыт старый сейф в домике правления, в котором находись старые документы кооператива).
авансовый отчет № 25 от 17.08.2019г.,
по товарному чеку от 17.08.19г. того же не существующего ИП Григорьев М.А. с ИНН 781434806363 возмещены денежные средства в сумме 2 000 руб.
Комиссия проверила, что фактически данные работы были выполнены (изготовлен новый ключ для вскрытого сейфа). Цены не превышают среднерыночные.
Считать такие расходы личными и требовать удержания из заработной платы – это не законно и лишено здравого смысла.
Замечание принято, я действительно с опозданием обнаружила, что гражданин, выписавший товарный чек, на дату оказания услуг уже прекратил свою деятельность в качестве индивидуального предпринимателя.
а) Товарный чек без кассового вполне можно принять к учету. В интернете полно информации по этой теме, в том числе от специализированных изданий, например: https://glavkniga.ru/situations/k505698
б) Кодекс не содержит обязанности организации проверять своих контрагентов на добросовестность. В любом случае, все риски связаны с принятием расходов в налоговом учете. По бухгалтерскому учету ни разъяснений по таким ситуациям, ни тем более штрафов вообще не существует.
в) Достоверность произведенных работником расходов, как и пригодность оправдательных документов для авансового отчета, относится исключительно к компетенции руководителя. Решающим является то, что услуга оказана в полном объеме, стоимость в среднерыночных показателях (в нашем случае-ниже). Кстати, подошел посмотреть на злополучный сейф и уточнить, за что заплачены деньги, только Алексей Лукьянов.
г) Закон по поводу применения ККТ без конца дополняется, например некоторым ИП — на патенте, без работников, оказывающим бытовые услуги (кстати, в т.ч. изготовление ключей) продлили работу без он-лайн касс еще на 2 года. Я хочу сказать — работник не может разбираться в этих нюансах. Конечно, инструктаж проведен: в любой сомнительной ситуации звонить бухгалтеру))
Подведем итоги: услуга оказана в полном объеме, стоимость в среднерыночных показателях , но не приняты? либо отсутствуют оправдательные документы. Какое возможно решение в сложившейся ситуации?
Сошлюсь на общедоступные материалы в сети интернет от « Главбух» и Консультант +
С подотчетных сумм, возмещаемых сотруднику при отсутствии оправдательных документов, удержите НДФЛ. Такие выплаты при отсутствии оправдательных документов являются его доходом (ст. 41, 209НК РФ). Так считают судьи (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 5 марта 2013 № 13510/12, ФАС Северо-Западного округа от 9 июня 2014 № А26-5684/2013). ФНС России письмом от 24 декабря 2013 № СА-4-7/23263 направило указанное постановление Президиума ВАС РФ нижестоящим налоговым инспекциям для использования в работе.
Также придется начислить на эти суммы и страховые взносы. При проверке контролирующие ведомства могут расценить такие авансы как выплату в пользу сотрудника (скрытые вознаграждения, неофициальная зарплата). А значит, подотчетные суммы организация должна будет включить в расчетную базу по страховым взносам (ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ).
Главный бухгалтер ДПК «Кировский»
Греджева О.Ю.